5 redenen waarom jouw bedrijf een bedrijfsprinter moet hebben

Het is 2020 en je bent ervan overtuigd dat het hebben van een bedrijfsprinter in je bedrijf volledig tot het verleden behoort. Waarom zouden jij of een van je werknemers zelfs kantoorprinters nodig hebben, vooral omdat het bedrijf “papierloos” is geworden?

Er is niets mis met papierloos werken. Het is zelfs een geweldige manier om documenten op je online server op te slaan en tegelijkertijd het milieu te helpen. Vooral bij het gebruik van multifunctionele kantoorprinters. Om nog maar te zwijgen over het feit dat het veel gemakkelijker is om documenten online te delen en te bewerken zonder ze zelf handmatig te hoeven scannen.

Een volledig papierloos bedrijf zijn, is misschien niet zo voordelig als je denkt. Zelfs in dit snelle digitale tijdperk waarin we leven, zijn kantoorprinters en papieren exemplaren absoluut noodzakelijk voor het succes van een bedrijf.

Hier noemen we onze vijf belangrijkste redenen waarom we denken dat het noodzakelijk is om nog steeds kantoorprinters in een bedrijf te hebben.

1. U bent papierloos, maar klanten ook?

Alleen omdat je kantoor papierloos is, betekent niet dat alle bedrijven en klanten dit ook zijn. Jou bedrijfsstructuur is natuurlijk anders dan alle andere bedrijven die er zijn en de totale eliminatie van kantoorprinters werkt voor hen mogelijk niet zoals voor jou.

We geven een voorbeeld: stel dat je een bedrijf in kantoorbenodigdheden bent en dat klanten elke maand facturen moet verstrekken voor de producten die ze hebben gekocht. Omdat je bedrijf digitaal en papierloos is, bezorg je de facturen van je klanten online, via pdf.

Er ontstaat al snel een probleem met dit proces, omdat een van de klanten een heel klein “moeder en vader” bedrijf is dat zelden een computer gebruikt, laat staan ​​zelfs het vereiste programma heeft om pdf-bestanden te lezen. Ze kunnen hun factuur niet bekijken, waardoor beide partijen hier last door ervaren.

Dit maakt het voor hen moeilijker om de rekening te ontvangen, en voor jou om hun betaling te ontvangen. Het gaat erom dat je klanten meer opties biedt om te communiceren en dat je gemakkelijker zaken met hen kunt doen.

Als bedrijf ziet het er tevens geweldig uit om je klanten opties te kunnen bieden, zoals het ontvangen van hun facturen via digitaal of print.

2. Technologische kwesties

Laten we eerlijk zijn, iedereen weet dat computers soms crashen. In het ergste geval kunnen de persoonlijke gegevens, documenten en spreadsheets van je bedrijf permanent verloren gaan.

Nu zeggen we niet dat je papieren exemplaren moet bewaren van elk document dat je bedrijf produceert, dat zou extreem en onnodig zijn. Maar om papieren kopieën te bewaren van persoonlijke en belangrijke bedrijfsgegevens die je niet kunt missen, is wel een goed idee. Gebruik  kantoorprinters om belangrijke documenten af ​​te drukken, zoals boekhoudkundige documenten, werknemersinformatie en bedrijfsbeleid.

Zelfs het bijhouden van papieren exemplaren van de jaarlijkse marketing- en verkoopplannen of -doelen is een slim idee dat ervoor zorgt dat als er ooit iets misgaat met de technologie in je bedrijf, deze belangrijke documenten niet moeilijk te herstellen zijn.

3. De kracht van..

Deze reden is eigenlijk vrij simpel … soms houden mensen ervan om iets vast te houden. Vooral medewerkers. Afhankelijk van het type persoon dat je bent, is het voor sommige mensen gemakkelijker om aan een document te werken dat ze fysiek kunnen aanraken en markeren, in plaats van ernaar te kijken vanaf het computerscherm. Er is echt iets te zeggen over het kunnen markeren en met de hand schrijven van notities op een document. Als je je werknemers de mogelijkheid biedt om op een fysiek stuk papier te werken, kan dit mogelijk de werkproductiviteit op kantoor verhogen.

Of stel dat je een vergadering leidt waarin je een nieuw project presenteert waarvan je wilt dat het team dit in zich opneemt. Samen met de powerpoint-presentatie geeft je je team een ​​klein papieren pakket met de punten die je gaat bespreken. Dit helpt ​​teamleden betrokken te houden bij wat je zegt en maakt het hen ook gemakkelijk om direct op de pagina’s aantekeningen te maken wanneer er ideeën bij hen opkomen. Het is een geweldige manier om de betrokkenheid en interactie van het publiek tijdens de presentatie te behouden!

4. Je hebt echte post

Er is zeker een trend geweest om alle gedrukte materialen te verwijderen die vroeger naar onze postbussen thuis en op kantoor kwamen. Voordat het internet volledig op gang kwam, raakten onze brievenbussen overspoeld met advertenties en promoties die we normaal gesproken vluchtig doorkeken en vervolgens in de prullenbak gooiden.
Het lijkt er echter op dat we van het ene uiterste naar het andere zijn gegaan: te veel post ontvangen tegenover helemaal geen post. Het voelt nog steeds goed om iets per post te ontvangen dat speciaal voor jou is geadresseerd, ook al is het maar af en toe.

Het per post versturen van kleine mailings of kortingsbonnen naar klanten is een geweldige manier om toewijding aan hen te tonen en hen gewaardeerd en speciaal te laten voelen. Zelfs het toevoegen van een korte, persoonlijke boodschap kan het verschil maken dat de relatie tussen jou en klanten zal behouden en laten groeien.